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Les Collectivités Locales ont la responsabilité de l’entretien, de la sécurité et de l’évolution de leur Patrimoine.
Le budget communal est consacré en grande partie à cette action, ce qui nécessite une gestion efficace pour maîtriser les coûts, la qualité des interventions, et la santé du Patrimoine.
TECHPRO gère aussi bien les demandes et les interventions quotidiennes, les actions périodiques, et la planification des nouveaux projets.
Les moyens mis en œuvre, humains et matériels, peuvent être identifiés pour assurer efficacement l'entretien en tenant compte des ressources disponibles.
Sa modularité et son ouverture permettent de l’adapter aux besoins nécessairement variés des Services Techniques des Collectivités Locales.
Il intègre, si souhaité, une gestion cartographique par liaison dynamique avec un S.I.G. au choix. Outre la localisation géographique des biens, le S.I.G. apporte de nouveaux critères de planification et de décision.
Tous les documents nécessaires à l'action, ainsi que les statistiques, sont personnalisables et édités de façon automatique avec l'outil bureautique utilisé par la collectivité.
TECHPRO permet
* La gestion complète des Services Techniques
* La gestion des travaux et des actions
* La gestion des personnels et plannings
* L'organisation des moyens et des coûts
* La gestion des budgets et engagements
* La description et le diagnostic des Biens
* La gestion des magasins : Achats et Stocks
* Les statistiques ouvertes
* Intégration aux Systèmes d'Information Géographique
Organisation : La gestion complète des Services Techniques
Afin de respecter les priorités de la Collectivité, TECHPRO possède une structure modulaire complétée par une gamme de services adaptés.
Les domaines
* Bâtiments et Édifices
* Voies et Équipements
* Eaux et Assainissement
* Éclairage et Signalisation
* Mobilier et Monuments
* Espaces verts et Végétation
* Parc motorisé et Engins
* Cérémonies et Manifestations
* Terrain communal
Les fonctions
* Interventions
* Patrimoines
* Ressources
* Commandes
* Budgets
* Engagements
* Plannings
* Stocks
* Approvisionnements
* Statistiques ouvertes
* Intégration aux S.I.G.
Les services
* Formation - assistance sur site
* Assistance technique - Télémaintenance
* Vectorisation des plans
* Diagnostic - contrôle sur le terrain
* Saisie et mise à jour de la base de données
* Séminaires de mise à niveau
Travaux : Assurer la réalisation des interventions
La priorité du service est d’assurer efficacement l’entretien permanent du patrimoine en tenant compte des moyens disponibles.
Les Travaux portent toutes les informations sur les actions des Services Techniques pour le patrimoine. Les étapes marquantes sont :
* Réception : Enregistrer toutes les informations portant sur une action à mener
* Traitement : Identifier les tâches du travail pour estimer les temps et coûts de réalisation
* Réalisation : Réquisitionner les ressources et les fournitures nécessaires
* Engagements : Établir les bons de commandes et les bons d'engagements
Les engagements peuvent être décidés et affectés (marchés...) en relation directe avec la comptabilité générale.
L'organisation des travaux regroupe les fonctions relatives au planning des travaux et aux diagnostics :
* Enregistrer et consulter les diagnostics
* Évaluer l'urgence et les coûts des travaux
* Évaluer les besoins en main d'œuvre et en fournitures
* Lister les interventions en attente, en cours, planifiées ou déjà réalisées, ...
* Analyser les interventions réalisées en fonction des demandes, des corps de métiers, des intervenants, ...
* Mettre à la disposition des décideurs des tableaux de bord, des statistiques et des cartes, ...
* etc.
L'historique des interventions permet de connaître et analyser toutes les opérations effectuées sur un bien, par nature d'intervention, par intervenant, etc.
La planification est gérée à plusieurs niveaux, du global prévisionnel au détail pour chaque ressource.
Toutes les informations sont restituées sous forme d'éditions automatisées de documents, courriers, arrêtés, etc., entièrement personnalisables :
* Bon de travail général
* Ordre de service par intervenant
* Bons de commande
* Etc.
Ressources : L'organisation des moyens et des coûts
TECHPRO propose d'attacher aux interventions tous les acteurs et toutes les ressources nécessaires, sans limitation :
* Équipes et personnels de la régie
* Entreprises et intervenants externes
* Matériels, véhicules et engins requis
* Matériaux de toutes natures
Ces informations ne sont pas obligatoires ; l'indication d'un planning et de coûts globaux est toujours possible pour chaque opération.
L'évaluation en coût de chaque ressource est également proposée ; elle peut bien sûr s'appuyer sur des coûts standards, et donne automatiquement le budget / coût global de toute l'intervention, avec les fonctions :
* Préparation et enregistrement du budget (BS, BP)
* Gestion intégrée des devis, des commandes
* Imputations comptables, contrôle des engagements
* Liaison automatique vers le logiciel Financier
* Calcul précis du coût de chaque opération
La gestion des plannings d'intervention s'appuie sur un graphique actif (diagramme de Gantt) unique en son genre : les actions sont planifiées directement à la souris.
Il est associé à l'enregistrement des périodes et événements concernant la disponibilité des ressources :
* Jours d'ouverture, jours fériés
* Temps partiels des personnels
* Congés, RTT, absences, maladie, etc.
* Fermeture annuelle des entreprises
* Périodes de révision des véhicules
* Etc.
Cet outil permet ainsi de visualiser très simplement la disponibilité des ressources, leur charge sur une période choisie, la planification d'ensemble (de l'heure au pluriannuel...), à plusieurs niveaux :
* Tâches des ressources pour une intervention
* Interventions d'une ressource donnée
* Toutes les interventions en cours
* Toutes les interventions en retard
* Planning d'un corps de métier
* Etc.
Patrimoine : La description et le diagnostic des biens
TECHPRO permet d'assurer la connaissance du Patrimoine, pour tous les types de patrimoine, de façon simplifiée ou complète selon le choix du gestionnaire, pour en assurer l'administration technique, la maintenance et la mise en valeur.
La répartition des biens selon les types, catégories, etc., permet par exemple dans les domaines des Bâtiments ou des Espaces Verts de qualifier :
* Bâtiments classiques : crèches, écoles, bibliothèques, stade, mairie...
* Clôtures : murs d'enceintes et de soutènement, écrans phoniques...
* Édifices spéciaux: locaux techniques, usines, réservoirs, stations de traitement des eaux...
* Espaces verts: jardins, parcs, sous - bois, plans d'eau, squares...
* Coulées vertes: végétation sur voirie, promenades plantées...
* Végétations intégrées aux bâtiments, aux cimetières...
* Etc.
Les caractéristiques des biens sont détaillées à volonté si on le souhaite :
* Nature, quantité, qualité pour tous les lots du bâtiment
* Longueur, largeur, épaisseur, type d'accotements des revêtements
* Qualité, fréquentation, signalisation de la voirie
* Nature du terrain, des canalisations, des câbles
* Position, profondeur, diamètre, section, nombre, débit, des réseaux hydrauliques ou câblés
* Nature du sol, surface, type de végétation, quantité et qualité des espaces verts
* Etc.
Exemple Bâtiment
Exemple Voirie
La description des biens s'accompagne d'une méthode originale et unique de diagnostic de la Qualité des biens, avec l'attribution à chaque élément d'un état de santé, automatiquement aggloméré.
L'exploitation de ces informations permet de connaître la localisation géographique et la composition du patrimoine pour suivre son évolution :
* Programmer les travaux d'entretien
* Gérer les opérations d'extension ou de rénovation
* Évaluer les coûts et maîtriser les budgets des interventions
* Suivre les travaux et coordonner les actions des différents acteurs
* Gérer les consommations des fluides, des énergies
* Suivre les coûts d'exploitation, les contrats
* Préparer la décision des élus et des gestionnaires
* Etc.
Stocks : La gestion des magasins
La Gestion opérationnelle des stocks et de magasins est assurée par le module STOCKPRO
Les utilisateurs des systèmes de gestion des Services Techniques demandent à disposer d'un réel outil de planification des Stocks :
* Aurai-je un stock suffisant pour répondre aux demandes futures ?
* Quelles commandes dois-je passer pour couvrir nos besoins à terme ?
* Quel est la valeur globale de notre stock et où l'optimiser ?
* Etc.
STOCKPRO, progiciel moderne et très complet bénéficiant d'une ergonomie reconnue pour sa simplicité :
* Gestion multi fournisseurs, multi dépôts, multi chantiers,
* Définition structurée des Articles : familles, localisations, etc,
* Commandes simples ou globales à livraisons échelonnées,
* Contrôle poussé des livraisons, des retards, des manquants, …
* Gestion des réservations, des prêts, des rebuts, …
* Analyse graphique de la consommation de stock,
* Alertes automatiques des retours attendus, des commandes à passer, …
STOCKPRO, lié automatiquement à la gestion des Interventions et des Chantiers, est autant un système complet de gestion des Commandes et des Stocks qu'un système de prévision permettant d'anticiper la demande pour une maîtrise optimale des coûts du Stock.
Il propose une nouvelle approche pour l'analyse des besoins de stock, permettant de visualiser immédiatement la disponibilité du produit. Basée sur la planification, cette méthode intègre naturellement les articles non consommables (véhicules, engins, appareils...) ou en prêt.
Tous les documents nécessaires sont édités, entièrement personnalisables :
* Bons d'Entrée et de Sortie
* Catalogues multiples
* Listes d'inventaire
* etc.
STATPRO : Les statistiques ouvertes
Par intégration bureautique sous Windows, STATPRO assure l'exploitation de toutes les informations enregistrées sous forme de listes ou d'analyses statistiques
Ces analyses en nombre illimité viennent alors compléter les listes standard intégrées, selon les besoins spécifiques de la commune.
STATPRO permet de construire facilement des pages de recherche composées de :
* une zone de recherche (critères de sélection)
* une zone d’affichage de résultats, sous forme de tableau, pour les informations prédéfinies sur le résultat de recherche
Le modèle ainsi préparée est sauvegardée et peut être utilisé à tout moment pour formuler d’autres recherches sur les différents patrimoines de la commune ainsi que sur les travaux programmés, réalisées ou en cours sur ces patrimoines.
Recherches et Simulations
* Les contrôles pilotés par STATPRO permettent en particulier :
* de choisir toutes données pour exploitation statistique
* d'exprimer des conditions de sélection sur les valeurs informations sélectionnées
* de combiner et imbriquer les conditions exprimées selon une logique Et/Ou guidée
* d'obtenir le résultat de recherche dans un tableau Excel pour mise en forme, graphique, etc.
* d'enregistrer les recherches dans des listes d'analyses préparées, nommées en clair
Après extraction, la mise en forme des résultats est assurée dans Excel directement, offrant toutes ses possibilités de présentation, d'impression, ou de transfert vers un autre outil bureautique (traitement de textes, base de données...).
Gestion cartographique
TECHPRO dispose de 2 méthodes au choix pour la gestion cartographique associée à la gestion administrative et technique :
* PLANPRO met en relation la gestion administrative et les plans des patrimoines vectorisés, permettant de dégager les relations entre éléments de même nature sur tout ou partie du territoire.
* VECPRO gère la mise en relation de TECHPRO avec un S.I.G. au choix, permettant une consultation automatique depuis l'un vers l'autre.
Ces outils permettent de
* Localiser immédiatement l'emplacement d'un patrimoine sur le plan à partir d'une fiche d'intervention ou une fiche patrimoine
* Consulter directement depuis le plan les caractéristiques techniques et financières des patrimoines, et de les imprimer
* Évaluer des distances, des superficies par mesure directe
* Etc.
Les plans vectorisés apportent les possibilités de superposition de plans de différentes natures (Espace Vert, Bâtiment, Voirie, ...), et les mises en valeur de plusieurs patrimoines simultanément.
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